Organizarea fișierelor de birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă aveți cantități mari de fișiere și documente, dar nu trebuie să fie un proces dureros. Planificarea în avans și luarea în considerare a unui sistem de fișiere vă poate ajuta să vă organizați fișierele în funcție de afacerea dvs. și să vă asigurați că veți găsi documente importante mai eficient. Odată ce aveți fișierele în bună ordine, trebuie să vă mențineți la un sistem consistent pentru a vă menține fișierele în acest fel.
Pași
Metoda 1 din 3: Dezvoltarea unui sistem
Pasul 1. Creați categorii de fișiere
Primul lucru de făcut dacă doriți să vă organizați fișierele este să decideți ce categorii majore veți utiliza pentru sortare. Diferite tipuri de birouri vor avea diferite tipuri de categorii, dar sistemul general este același. Trebuie să descoperiți un sistem care vă sortează fișierele într-un mod semnificativ.
De exemplu, dacă lucrați într-un birou de avocatură și trebuie să organizați fișierele clienților, puteți să sortați în funcție de tipurile generale de cazuri: litigii, probate, corporative, administrative și altele
Pasul 2. Configurați subcategorii
În cadrul fiecărei categorii, puteți deveni mai specific dezvoltând o listă de subcategorii. Orice bucată de hârtie individuală care trebuie depusă poate fi definită prin doi termeni - categoria generală și apoi subcategoria.
De exemplu, dacă configurați un sistem de înregistrare pentru chestiuni financiare, este posibil să aveți o categorie generală de „Plăți de ieșire” și apoi să creați subcategorii de furnizori, furnizori, servicii, profesioniști și costuri administrative
Pasul 3. Folosiți un sistem de codare a culorilor
Sună simplu, dar poate fi un mod foarte eficient de a vă organiza fișierele pentru acces rapid. Decideți câte categorii diferite veți avea în sistemul dvs. de înregistrare și apoi utilizați atâtea foldere colorate diferite.
În loc să utilizați foldere complet colorate, puteți utiliza foldere obișnuite din manila și puteți obține autocolante colorate. Apoi, puteți atașa autocolantele pe fila superioară, pe marginea folderului sau pe ambele pentru o mai mare vizibilitate
Pasul 4. Etichetați fișierele
Fiecare fișier din biroul dvs. are acum un loc clar unde să fie. Ar trebui să scrieți eticheta în fila fiecărui folder în mod clar și îngrijit, astfel încât să știți unde aparține. Eticheta de pe fiecare folder individual ar trebui să înceapă cu categoria generală și apoi să fie urmată de subcategoria specifică. De exemplu, un dosar care conține înregistrări ale plăților către furnizorii dvs. va avea eticheta „Plăți de ieșire / furnizori”.
- Etichetele de pe fiecare fișier ar trebui să fie tipărite cât mai curat și consecvent posibil. Puteți cumpăra foarte ușor un pachet software care vă va permite să formatați etichete, astfel încât să le puteți tasta și imprima folosind computerul.
- Dacă tipăriți etichetele cu computerul, ar trebui să utilizați o dimensiune și un stil de font constante. Dacă tipăriți manual, ar trebui să încercați să fiți consecvenți și cât mai îngrijit posibil.
Pasul 5. Sortați fișierele în ordine alfabetică
Când sistemul dvs. de înregistrare este stabilit și ați creat toate folderele, atunci puneți-le în ordine. Ar trebui să sortați folderele generale în ordine alfabetică. În cadrul fiecărui folder general, subcategoriile ar trebui să fie toate sortate alfabetic, de asemenea.
Puteți alege să sortați unele informații după dată, mai degrabă decât după o etichetă de subiect. Dacă da, atunci va trebui să decideți singur dacă are mai mult sens să sortați fișierele cu cele mai noi elemente din față și să vă mutați la cel mai vechi sau invers
Pasul 6. Lăsați câțiva centimetri de spațiu în fiecare sertar
Când vă stabiliți sistemul de înregistrare, trebuie să lăsați loc pentru ca fișierele să crească. Pe măsură ce trece timpul, veți primi, fără îndoială, mai multe lucrări de adăugat în fiecare folder. Lăsați spațiu pentru extinderea fișierelor. În caz contrar, veți avea sarcina dificilă mai târziu de a muta secțiuni întregi sau sertare de fișiere pentru a face loc.
Metoda 2 din 3: Sortarea fișierelor dezorganizate
Pasul 1. Adunați toate materialele care necesită depunere
Dacă începeți cu o colecție de hârtii care nu au fost organizate și sunt în dezordine, va trebui să începeți prin a trage hârtiile împreună. Găsiți un loc de muncă și colectați totul într-o singură grămadă. Veți putea apoi să lucrați la organizare.
Pasul 2. Separați lucrările în două grupuri pentru „acțiune” și „depunere
”Ca prim pas, ar trebui să creați un dosar sau o grămadă pentru tot ce are nevoie de acțiune imediată. Aceste lucrări nu trebuie depuse sau nu vă amintiți să faceți lucrările care trebuie făcute. Puneți deoparte acest dosar „acțiune” pentru a fi abordat în curând. Apoi continuați cu depunerea documentelor rămase.
Organizați fișierul „acțiune”. Lucrările care trebuie tratate imediat ar trebui să fie clasificate în grupuri mai mici, în funcție de munca pe care trebuie să o faceți. De exemplu, configurați subcategorii cum ar fi să apelați, să scrieți, să livrați și să plătiți
SFAT DE EXPERT
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Pasul 3. Ridicați fiecare hârtie o dată
Pe măsură ce sortați hârtiile libere pe care le depuneți, luați decizii despre fiecare pe măsură ce o examinați. Ridicați hârtia, citiți-o, decideți la ce categorie și subcategorie aparține în sistemul dvs. de înregistrare și apoi puneți-o deoparte. Lucrul în acest mod vă va ajuta cu consecvență în depunerea dvs. și vă va ajuta să economisiți timp tratând fiecare articol o singură dată.
Pe măsură ce examinați fiecare articol, ar trebui să determinați dacă trebuie chiar să îl păstrați. Dacă hârtia este ceva care a fost deja tratat și nu este ceva de care trebuie să păstrați o evidență, atunci luați în considerare aruncarea, mai degrabă decât depunerea acesteia
Pasul 4. Desfaceți fiecare element
Majoritatea hârtiilor pe care le aveți vor veni probabil în corespondență și este probabil să fie în plicuri și pliate. Îndepărtați hârtiile din plicuri, deschideți-le plat, apoi arhivați-le. Arhivarea fiecărei hârtii în acest fel ajută folderele să se încadreze uniform în sertarul de fișiere, fără a se umfla acolo unde hârtiile pliate se îngrămădesc.
- Decideți dacă trebuie să păstrați plicuri. În majoritatea cazurilor, plicurile nu sunt necesare și pot fi aruncate. Cu toate acestea, dacă credeți că este posibil să aveți nevoie de dovada livrării sau dovada unui ștampilă poștală, atunci ar trebui să fixați plicul în hârtii și să le păstrați împreună.
- Mai multe hârtii ar trebui să fie capsate împreună. Acest lucru va împiedica separarea sau pierderea lucrurilor. Capsele sunt de preferat agrafelor, deoarece (a) se încadrează mai uniform în fișiere și (b) nu au problema de a aluneca.
Metoda 3 din 3: Menținerea fișierelor
Pasul 1. Folosiți un coș „Pentru a înregistra”
Când noua corespondență intră în biroul dvs. sau când se creează noi documente, este posibil să nu o puteți înregistra imediat. Ar trebui să plasați tot ce trebuie depus într-un singur loc pentru a fi depus atunci când puteți. Un coș pe birou, etichetat „Înscrieți”, este o modalitate bună de a lăsa aceste hârtii deoparte până când sunteți gata.
Pasul 2. Desemnați un timp constant pentru a lucra la depunere
Dacă puteți, programați o oră constantă în fiecare zi sau săptămână pentru a putea lucra la depunerea de noi lucrări. Dacă faceți ca depunerea să fie o parte obișnuită a rutinei, este mai probabil să țineți pasul cu aceasta.
- De exemplu, ați putea pune deoparte ultima jumătate de oră a fiecărei zile pentru a depune hârtiile zilei. Dacă nu este suficient timp, atunci ați putea încerca să vă depuneți de două ori pe zi, chiar înainte de a merge la prânz și apoi chiar înainte de a pleca pentru ziua respectivă.
- Cheile succesului sunt consecvența și repetarea.
Pasul 3. Asigurați-vă că alte persoane cu acces la fișiere înțeleg sistemul
Dacă sunteți singura persoană care vă folosește fișierele, atunci ar trebui să puteți cu ușurință să mențineți ordinea pe care ați creat-o. Cu toate acestea, dacă alte persoane trebuie să folosească documentele din fișierele dvs., ar trebui să vă asigurați că înțeleg - și urmează - sistemul pe care l-ați creat. Nu este util să aveți un sistem de înregistrare în loc dacă hârtiile sunt greșite și introduse în dosare incorecte.
Dacă poate fi mai eficient și mai eficient dacă vă oferiți să obțineți ceva de care ar putea avea nevoie altcineva din biroul dvs., apoi cereți-i să vă returneze totul direct. Apoi, puteți fi sigur că totul este reîncărcat corect
Pasul 4. Păstrați documentele vitale într-un loc sigur
Este posibil ca unele materiale speciale să fie păstrate în locații separate, speciale. De exemplu, este posibil ca unele hârtii să fie păstrate într-un seif sau într-o cutie ignifugă. Este posibil să fie necesar să păstrați unele materiale în afara amplasamentului, într-o cutie de valori bancară sau la biroul avocatului companiei dvs.
Pasul 5. Examinați în mod regulat fișierele
Cel puțin o dată pe an sau mai frecvent dacă este necesar, ar trebui să alocați ceva timp pentru a vă examina fișierele. Scopul acestei revizuiri este de a decide dacă există hârtii sau foldere întregi care pot fi aruncate sau, poate, mutate într-o unitate de depozitare în afara amplasamentului. Dacă ceva nu va mai fi nevoie niciodată, atunci ar trebui să-l aruncați. Dacă este ceva ce nu vă așteptați să utilizați în mod regulat, dar poate fi necesar să îl păstrați ca o evidență, atunci ar trebui să îl trimiteți la stocare.
