O notă sau memorandum este un mesaj adaptat unui anumit public pentru a-i informa despre ceva. Memo-urile sunt un document general de birou, deci pot acoperi o gamă largă de subiecte și pot fi distribuite pe copii, pe fax sau prin e-mail. În general, formalitatea notei dvs. depinde de organizația pentru care lucrați și de natura juridică a subiectului. O notă de renovare a clădirii este, în general, pentru a informa chiriașii, angajații, proprietarii sau lucrătorii despre o renovare necesară care le va afecta mediul. Aflați cum să scrieți o notă pentru renovarea clădirilor.
Pași
Pasul 1. Solicitați copii ale memorandumurilor anterioare
Puteți obține o senzație pentru tonul și formalitatea organizației dvs., examinând exemple de notificări din trecut. Cereți superiorului dvs. să furnizeze numai acele mostre cu care au fost mulțumiți.
Pasul 2. Obțineți copii ale informațiilor de contact pentru toți cei care sunt afectați de această notă
Va trebui să trimiteți fiecărei părți o copie și poate dura câteva zile sau săptămâni pentru a obține toate adresele sau e-mailurile necesare.
Pasul 3. Adunați orice fapt care este necesar pentru a dovedi necesitatea unei renovări a clădirii
Dacă un consiliu de locuințe sau apartamente a adoptat o moțiune care aprobă renovarea, solicitați o copie a moțiunii, astfel încât să poată fi solicitată sau distribuită. Cu cât renovarea este mai mare, cu atât veți avea nevoie de mai multe dovezi.
Pasul 4. Stabiliți termene
Pentru renovări majore, vă recomandăm să trimiteți nota cu mult timp în avans, astfel încât să poată face locurile necesare. Dacă renovarea este de ultimă oră, decideți data și ora la care va avea loc, inclusiv timpul pentru ca oamenii să își facă cazarea.
Pasul 5. Scrieți o schiță a notei dvs
Orice scris de afaceri este folosit pentru a convinge cititorul de ceva. Sub titluri, creați o schiță care să includă subiectul notei, descrierea, termenele și datele, dovada și informațiile de contact pentru o continuare.
Pasul 6. Structurați-vă nota
Utilizați sigla și structura companiei, dacă va fi o notă produsă sub numele unei companii. Următoarele sunt instrucțiuni pentru formatarea unei note:
- Plasați numele destinatarului în colțul din stânga sus al documentului de procesare a textului. Poate fi un nume general sau specific, dar ar trebui să fie ușor de recunoscut, astfel încât persoana să știe că nota de renovare a clădirii se referă la acestea.
- Apoi, introduceți persoana, persoanele sau compania care scrie nota. Dacă scrieți nota pentru un departament sau companie, poate fi necesar să solicitați aprobare înainte de a trimite nota sub numele altcuiva.
- Plasați data mai jos. Memo-urile ar trebui să fie produse destul de repede, deoarece de obicei solicită cuiva să observe ceva în timp util.
- Scrieți subiectul notei de renovare a clădirii, folosind cele mai bune cuvinte descriptive posibile. De exemplu, în loc să scrieți „Subiect: renovări de clădiri”, scrieți „Reparația ascensorului, 30 august 6:00 - 8:00”.
- Scrie corpul mesajului. Scrieți scopul, de ce este necesară renovarea, de ce beneficiază cititorul și dovezile necesare, cum ar fi codul clădirii sau problemele de siguranță. Fii direct; încercați să nu includeți scrieri care nu acceptă mesajul dvs.
Pasul 7. Includeți puncte sau liste, dacă este necesar
Este mai probabil ca oamenii să citească note care nu sunt blocuri de text. Deoarece memo-urile sunt destul de informale, puteți crea liste cu marcatori sau puteți folosi text îndrăzneț pentru a evidenția o anumită secțiune a termenului sau scopului renovării.
Pasul 8. Editați nota pe o pagină
Dacă oferiți o notă multor oameni, cel mai bun mod de a vă asigura că o vor citi este să o scurtați. Dacă este prea lung și scopul nu este clar imediat, îl pot lăsa deoparte până când au timp liber.
Acest lucru nu este valabil pentru memorandumul legal și pentru unele memorandumuri ale companiei care includ rapoarte de construcție sau propuneri de consiliu. Asigurați-vă că știți la ce durată se așteaptă publicul dvs
Pasul 9. Dovediți-vă nota pentru erori de ortografie și de gramatică
Dacă abilitățile tale de scriere nu sunt puternice, dă-le unui superior sau unui coleg care o poate edita.
Pasul 10. Semnați scrisoarea
Odată ce a fost aprobat, veți dori să-l semnați și să-l datați pentru a-l oficializa. Includeți informațiile dvs. de contact și informațiile de contact ale oricui la care pot adresa întrebări în partea de jos a notei.
Pasul 11. Includeți atașamentele necesare
Imprimați copii ale notei și atașamentelor pentru fiecare contact. Puneți-le la memo înainte de a le livra.
Pasul 12. Transmiteți nota în timp util
Oamenii vor avea nevoie de timp pentru a face planuri în timpul renovărilor, așa că încercați să le transmiteți informațiile atunci când sunt anunțate.
