Dacă sunteți în afaceri sau în școală, care vă solicită să lucrați cu mai mulți clienți sau proiecte, este esențial un sistem de înregistrare adecvat. Există mai multe metode pentru depunerea documentelor, dar în cele din urmă sistemul dvs. ar trebui să reflecte nevoile dumneavoastră. Cel mai bun mod de a vă pregăti pentru un sistem eficient este să rezervați câteva zile pentru a lucra exclusiv la organizație.
Pași
Metoda 1 din 3: Pregătirea pentru un nou sistem de depunere
Pasul 1. Adunați toate materialele
Trebuie să vă compilați toate documentele înainte de a încerca să configurați un sistem adecvat. Parcurgeți toate locațiile în care este posibil să aveți acte și așezați-le pe toate într-o singură grămadă. Petreceți timp pentru a vă asigura că vă puteți explica în mod corespunzător toate lucrările active și inactive pe care le aveți.
- Planificați din timp degajând un spațiu pentru masă pentru a lucra la lucrările dvs.
- Dacă adaptați documentele altcuiva într-un nou sistem de înregistrare, eliminați toate documentele din sistemul curent. Vă va fi mai bine să gestionați toate documentele și să vă pregătiți pentru un nou sistem.
Pasul 2. Parcurgeți toate documentele
Aceasta este partea dificilă a procesului, dar este, de asemenea, un pas crucial pentru a deveni organizat. Separați toate fișierele în funcție de ceea ce sunt, cum ar fi extrasele de cont bancare, facturile cardului de credit și plățile ipotecare. Poate părea obositor, dar parcurgeți fiecare document din grămada dvs. pentru a determina cu ce lucrați.
- Nu este nevoie să citiți fiecare lucrare, dar o scurtă descriere vă va ajuta.
- Notele post-it sunt bune pentru a marca lucrări importante pe care știți că va trebui să le petreceți timp.
Pasul 3. Configurați grămezi
Pe măsură ce începeți să vă sortați documentele, ar fi util să păstrați împreună lucrările aferente. Puteți plasa toate lucrările referitoare la clientul „Nickelback” într-o singură grămadă. Un alt exemplu este să-ți aduni munca în funcție de luni.
- A avea un sentiment al ordinii cronologice ar putea fi util pentru nevoile dvs. de depunere.
- Stabiliți prioritățile în timp ce sortați documentele. Când vedeți hârtii care sunt extrem de importante, așezați-le pe partea de sus a grămezii lor respective.
Pasul 4. Reduceți după cum doriți
O altă grămadă pe care o puteți crea este grămada de gunoi. Nu vi se cere să aruncați o grămadă de hârtii, dar ar trebui să separați hârtiile neimportante de celelalte grămezi. Puteți chiar să instalați o grămadă diversă unde să poată merge hârtii aleatorii.
Dacă sunteți 100% sigur că nu aveți nevoie de niște acte și nu puteți desena un link viabil către alt document, aruncați-le. Verificați cu superiorii dacă aveți voie să aruncați ceva înainte de a continua cu ceva
Pasul 5. Folosiți folderele manila
Păstrați lucrurile simple pentru dvs. utilizând foldere ieftine din Manila. Acest lucru nu vă va afecta fondurile și vă va permite să efectuați orice sistem de înregistrare doriți. Puteți obține un pachet de foldere Manila de la orice magazin de articole de birou.
Pasul 6. Transferați-vă grămezile
Utilizați teancurile pe care le-ați stabilit anterior pentru a acționa ca un ghid pentru folderele dvs. Asigurați-vă că și conținutul fiecărui folder este organizat. Puteți organiza conținutul unui fișier în funcție de importanța fiecărei lucrări sau în funcție de cronologie.
- Evitați să aranjați conținutul unui fișier pe baza alfabetului. Organizarea alfabetică funcționează mai eficient pentru organizarea grupurilor de fișiere.
- Așezați folderele Manila într-un dulap în timp ce umpleți folderele.
Metoda 2 din 3: Crearea unui sistem potrivit pentru dvs
Pasul 1. Folosiți un sistem de înregistrare alfabetic
Un sistem de înregistrare alfabetic funcționează bine atunci când trebuie să recuperați nume de persoane, clienți, autori, nume de filme, cărți sau etc. Cu condiția să utilizați termeni ușor de recuperat, un sistem de înregistrare alfabetic este adesea cel mai ușor sistem de utilizat.
- Cel mai bun mod de a înregistra și prelua fișiere este etichetând fiecare fișier. Dosarele Manila au o filă suplimentară concepută pentru a eticheta fișierele care vă vor ușura procesul de recuperare.
- Dacă gestionați clienți, este mai eficient să alfabetizați după nume.
- Dacă aveți o mulțime de fișiere, vă recomandăm să creați secțiuni de scrisori pentru a vă ajuta să vă organizați. Separatoarele de secțiuni sunt mari și conțin pur și simplu o literă. De asemenea, puteți împărți literele în perechi precum „A-D” sau „F-K”.
Pasul 2. Folosiți o ordine topică
Când lucrați sau studiați într-o varietate de domenii, un subiect sau un ordin de subiect poate fi un mod foarte util de a prelua informații. De exemplu, dacă studiați dreptul, ați putea avea subiectele contractelor, dreptului constituțional, delictelor, dreptului administrativ, dreptului internațional etc.
- Cel mai bun mod de a organiza informații de actualitate este prin separatoare de secțiuni. Etichetați separatoarele de secțiuni pe baza conținutului, cum ar fi „Legea administratorului”.
- Acest sistem funcționează cel mai bine dacă aveți mai multe subiecte diferite. Dacă nu, veți rămâne cu unul sau două separatoare și nu cu un sistem organizat prea mult.
Pasul 3. Încercați înregistrarea numerică
Acest tip de sistem de înregistrare este ideal pentru fișierele care conțin date sau numere. De exemplu, dacă aveți facturi, chitanțe, evenimente datate etc., sistemul numeric poate face din nou un sistem ușor de localizat. De asemenea, puteți lua în considerare etichetarea lunii și a anului pentru această opțiune. Pentru cei care lucrează într-un mediu care folosește numerotarea pentru hârtii precum fișiere medicale, documente legislative, dosare în instanță etc., numerotarea este o metodă utilă de recuperare.
- Folosiți acest sistem numai dacă vă simțiți confortabil vizualizând mai multe numere și puteți prelua informații din aceste numere.
- Marcați pe filele de înregistrare numerele sau datele și organizați pe baza valorii numerotate. Începeți cu „1” și faceți ca următoarele numere să crească valoarea.
- Dacă depuneți luni, începeți cu ianuarie și treceți, în ordine, până în decembrie. Veți beneficia de divizoare de secțiuni pentru fiecare lună.
Pasul 4. Folosiți codarea culorilor
Acest lucru este excelent pentru înregistrarea creativă și este deosebit de eficient pentru cei cu o bună amintire vizuală. Vă poate ajuta să faceți referințe încrucișate la diferite subiecte bazate pe codarea culorilor. Puteți codifica oricare dintre tehnicile menționate mai sus pentru depunere. De asemenea, puteți utiliza o combinație de sisteme de organizare prin asocierea codurilor de culoare cu un alt sistem.
- Una dintre cele mai simple modalități de a adăuga culoare metodei dvs. de umplere stabilite este folosirea evidențierilor. Puteți achiziționa un pachet de evidențiere de la orice magazin de articole de birou.
- O altă modalitate de a implementa codarea culorilor este prin utilizarea unei varietăți de foldere colorate.
Pasul 5. Folosiți un sistem de frecvență
Acest lucru funcționează bine pentru articolele pe care le folosiți tot timpul, dar nu ar trebui să fie un sistem independent. Trebuie să alimenteze un alt sistem, de exemplu sistemul alfabetic. Adăugați informațiile utilizate frecvent într-un spațiu grupat din zona dvs. de depunere, astfel încât să poată fi recuperate rapid, cum ar fi chiar în fața unui sertar al dulapului.
Va trebui să aveți grijă să nu vă dezorganizați folosind acest sistem. Păstrarea în față a proiectului la care lucrați în prezent nu va garanta întotdeauna o organizare eficientă
Metoda 3 din 3: Păstrarea unui sistem organizat
Pasul 1. Depuneți imediat documentele
O modalitate de a vă asigura că sistemul dvs. de înregistrare funcționează eficient este prin depunerea hârtiei pe măsură ce îl procesați. Sistemul de depunere nu va funcționa dacă renunțați la depunerea documentelor. Obișnuința de a depune documente vă va ajuta, de asemenea, la productivitate și la fluxul de lucru.
Pasul 2. Păstrați spațiul actualizat
La fiecare două luni, ar trebui să treceți prin sistemul dvs. de înregistrare și să faceți o scurtă trecere. Nu vi se cere să vă examinați toate lucrările, așa cum ați făcut pentru organizarea inițială. Verificați toate fișierele și asigurați-vă că totul este organizat și la locul potrivit.
După primele câteva luni, ați putea reflecta și dacă sistemul pe care îl alegeți funcționează pentru dvs
Pasul 3. Curățați-vă spațiul
O dată pe an ar trebui să faceți o curățare mai mare a spațiului de lucru. Este posibil să aveți câteva fișiere pe care le utilizați în mod regulat, dar acum ar trebui să parcurgeți celelalte fișiere pe care le utilizați mai puțin. Deschideți fișierele pe care le utilizați mai puțin și citiți toate documentele pentru a vedea dacă există documente inutile.
Scoateți toate fișierele și ștergeți dulapul cu un prosop umed pentru a îndepărta praful
sfaturi
- Aceste principii se pot aplica și computerelor sau altor grupări de înregistrare electronică.
- Utilizați un index pentru fișiere care nu sunt plasate alfabetic. Aceasta ar trebui să fie aranjată alfabetic, astfel încât să puteți localiza rapid fișierele în ambele sensuri. Puneți acest index în partea din față a fișierului.
- Începeți prin curățare și sortare prin grămezile de hârtie și folosiți note post-it pentru a sorta în categorii, apoi în subcategorii.
- Este util să aveți un fișier divers pentru articolele care nu se potrivesc bine nicăieri altundeva.
